Com a crescente demanda por viagens de negócios, as empresas estão enfrentando novos desafios para gerenciar de forma eficiente essas viagens. Seja para atender a uma conferência, fechar um negócio ou visitar uma filial, a viagem corporativa tornou-se um aspecto essencial de muitos negócios.
Organizar essas viagens pode ser uma tarefa complicada, envolvendo vários elementos, como voos, acomodação, deslocamentos locais e gestão de despesas. É por isso que é importante ter um plano claro para organizar as viagens corporativas. Aqui estão os 8 passos para ajudá-lo a organizar as viagens corporativas da sua empresa no segundo semestre de 2023.
1. Definir metas claras
A primeira etapa na organização de viagens corporativas é definir metas claras. O que a empresa espera alcançar com esta viagem? Quais são os objetivos a serem atingidos? Definir metas claras ajudará a orientar o planejamento da viagem e garantirá que todas as atividades planejadas estejam alinhadas com esses objetivos.
Além disso, as metas claras fornecem uma estrutura para avaliar o sucesso da viagem após o seu término. Isso pode ajudar a empresa a identificar oportunidades de melhoria para futuras viagens corporativas. A definição de metas é um processo que requer reflexão e discussão, mas os benefícios a longo prazo são inegáveis.
2. Planejar com antecedência
O planejamento antecipado é essencial para o sucesso das viagens corporativas. Isso inclui a reserva de voos, acomodação, transporte local e a organização de reuniões e atividades durante a viagem. Quanto mais cedo esses elementos forem organizados, maior será a probabilidade de conseguir as melhores tarifas e horários.
O planejamento antecipado também permite que a empresa aborde proativamente quaisquer problemas que possam surgir. Isso pode ser particularmente útil em casos de vistos de viagem, onde o processamento pode levar algum tempo. Um planejamento eficiente pode reduzir o estresse e garantir que a viagem transcorra sem problemas.
3. Estabelecer políticas de viagem corporativa
Outro passo essencial na organização de viagens corporativas é estabelecer políticas claras de viagem. Essas políticas devem abordar vários aspectos das viagens corporativas, incluindo a aprovação de viagens, alocação de orçamento, reembolso de despesas e comportamento esperado dos funcionários durante a viagem.
Ter políticas de viagem corporativa claramente definidas ajuda a garantir que todos na organização estejam na mesma página. Isso não apenas minimiza mal-entendidos e conflitos, mas também ajuda a manter os custos sob controle. As políticas de viagem corporativa devem ser regularmente revisadas e atualizadas para garantir que permaneçam relevantes e eficazes.
4. Fornecer suporte aos viajantes corporativos
Fornecer apoio adequado aos viajantes corporativos é fundamental para garantir o sucesso de suas viagens. Isso pode incluir o fornecimento de informações sobre o destino da viagem, assistência em caso de emergências e acesso a recursos que podem facilitar a viagem.
5. Avaliação e feedback
Após a conclusão das viagens corporativas, é importante realizar uma avaliação abrangente. Isso deve incluir a coleta de feedback dos viajantes corporativos, a análise de despesas de viagem e a avaliação do sucesso da viagem em relação aos objetivos estabelecidos.
Essa avaliação pode fornecer insights valiosos que podem ser usados para melhorar futuras viagens corporativas. Além disso, o feedback dos viajantes corporativos pode ajudar a identificar áreas que podem necessitar de melhorias ou alterações.
6. Gestão de riscos em viagens corporativas
Uma parte importante da organização de viagens corporativas é a gestão de riscos. Isso inclui a avaliação dos potenciais riscos e ameaças que podem surgir durante a viagem, como problemas de saúde, questões de segurança e interrupções de viagem. Uma vez que esses riscos sejam identificados, ações apropriadas podem ser tomadas para mitigá-los.
Um dos aspectos essenciais da gestão de riscos em viagens é garantir que os viajantes corporativos estejam segurados. Isto pode cobrir uma variedade de eventualidades, desde doenças e lesões até cancelamentos de viagens e perda de bagagem. Além disso, é importante fornecer aos viajantes corporativos informações e treinamento adequados sobre como lidar com situações de emergência.
7. Implementação de ferramentas de comunicação eficientes
A comunicação eficiente é fundamental quando se organiza viagens corporativas. Isto inclui a comunicação antes, durante e após a viagem. Antes da viagem, os viajantes corporativos devem ser informados sobre todos os aspectos relevantes da viagem, incluindo itinerários, acomodação, transportes e quaisquer outras atividades planeadas.
Durante a viagem, é importante que os viajantes corporativos possam se comunicar facilmente com a empresa. Isso pode ser facilitado através do uso de tecnologia, como aplicativos de mensagens e software de videoconferência. Após a viagem, os viajantes corporativos devem ter a oportunidade de fornecer feedback e compartilhar suas experiências.
8. Contrate uma Agência especializada em Viagens Corporativas
Contratar uma agência especializada em viagens corporativas oferece uma série de benefícios e vantagens para empresas que precisam organizar deslocamentos de seus colaboradores para fins de negócios. A importância dessa parceria está relacionada a diversos aspectos cruciais para o sucesso das viagens e para a otimização dos recursos da empresa, sobretudo para atingir os pontos mencionados acima.
Veja a seguir alguns motivos pelos quais a contratação de uma agência especializada é relevante:
- Expertise e Conhecimento do Setor: Agências especializadas em viagens corporativas possuem um conhecimento profundo das nuances desse segmento. Elas entendem as particularidades das políticas de viagem, as exigências de segurança, os melhores fornecedores e as práticas que otimizam as viagens.
- Economia de Tempo e Recursos: As agências têm acesso a sistemas e recursos que permitem uma busca eficiente por voos, hotéis e outras opções de transporte e hospedagem. Isso economiza tempo para os funcionários da empresa, que podem focar em suas atividades principais.
- Negociações Estratégicas: As agências têm a expertise para negociar tarifas e condições melhores com fornecedores de serviços de viagem devido às relações estabelecidas no mercado. Isso resulta em melhores preços e vantagens para a empresa.
- Cumprimento de Políticas: Agências de viagens especializadas ajudam a empresa a desenvolver políticas de viagem claras e eficazes, garantindo que os colaboradores sigam os procedimentos estabelecidos.
- Gerenciamento de Riscos: As agências podem fornecer informações sobre riscos de saúde, segurança e situações adversas nos destinos, ajudando a empresa a tomar decisões mais informadas e garantindo a segurança dos viajantes.
- Atendimento Personalizado: Agências dedicadas a viagens corporativas oferecem atendimento personalizado aos viajantes. Isso inclui assistência para resolver problemas, reagendamento de voos em situações de emergência e outras soluções imediatas.
- Relatórios e Análises: Agências especializadas fornecem relatórios detalhados sobre as viagens realizadas, o que ajuda a empresa a analisar os custos, identificar padrões e tomar decisões informadas.
- Acesso a Tecnologia: Agências têm acesso a sistemas e ferramentas que ajudam no planejamento, reserva e gerenciamento das viagens, resultando em processos mais eficientes. Veja aqui as agências de viagens corporativas que já utilizam relatórios estratégicos do Think Travel.
- Foco na Qualidade: As agências estão focadas em garantir que as viagens sejam eficientes, confortáveis e alinhadas aos objetivos da empresa, o que resulta em uma experiência positiva para os viajantes.
- Redução de Custos: Com suas negociações e conhecimentos especializados, as agências podem ajudar a empresa a reduzir custos com viagens a longo prazo.
No geral, contratar uma agência especializada em viagens corporativas oferece à empresa a oportunidade de aproveitar a experiência e os recursos desses profissionais, permitindo que se concentrem em seus negócios principais enquanto garantem viagens eficientes, econômicas e bem-sucedidas para seus colaboradores.
Agora que você já conhece os passos essenciais para organizar as viagens corporativas da sua empresa, que tal conhecer as Agências especialistas em Viagens Corporativas que estão utilizando a expertise da Think Travel para te auxiliar nessa jornada? Clique aqui e conheça! Estamos à disposição para esclarecer todas as suas dúvidas!
